现场优化的位置预算员都不知道，该怎么办？

我是在项目部做预算的，很多时候图纸有矛盾冲突的地方，他们施工上的人员都优化了（这样的优化是没有甲方下发的设计变更的，都是口头请示甲方同意的）我如果去现场发现了，或者听到他们说了，我才知道。否则我都不知道。项目部的人都是各自管各自的，好多这样的位置，我不问，他们也不说。各个部门之间缺少沟通和联动机制。这样给我的工作造成很多的困扰。导致和劳务班组和甲方结算的时候造成损失。请问：各位同仁的公司里是否有固定的制度，要求现场优化或者和图纸做法不一样的时候，有一个内部的确认单？

这个就是工地管理的问题了，就得是完善签证，没有签证的私自改还想找甲方要钱？这样是要罚钱的，一般的小改动就不要告诉甲方了，也别想要钱了，有内部的确认单也没用的，结算不认可的，而且你要是交上去，本来甲方不知道，如果知道了还不一定同意呢，到时候要么返工，要么扣钱，反正是不会给加钱的。