建设工程 文 件 的 立 卷

工程 文 件 的 立 卷

5.1 立 卷 的 原 则 和 方 法

5.1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律保持卷内文件的有机联系便于档案

的保管和利用

5.1.2 一个建设工程由多个单位工程组成时 工程文件应按单位工程组卷

5.1.3 立卷可采用如下方法:

1 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件监理文件施工文件

竣工图竣工验收文件5 部分

2 工程准备阶段文件可按建设程序 专业形成单位等组卷

3 监理文件可按单位工程 分部工程专业阶段等组卷

4 施工文件可按单位工程 分部工程专业阶段等组卷

5 竣工图可按单位工程 专业等组卷

6 竣工验收文件按单位工程 专业等组卷

5.1.4 立卷过程中宜遵循下列要求:

1 案卷不宜过厚 一般不超过40mm

2 案卷内不应有重份文件 不同载体的文件一般应分别组卷

5.2 卷 内 文 件 的 排 列

5.2.1 文字材料按事项 专业顺序排列同一事项的请示与批复同一文件的印本

与定稿主件与附件不能分开并按批复在前请示在后印本在前定稿在后

主件在前附件在后的顺序排列

5.2.2 图纸按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列

5.2.3 既有文字材料又有图纸的案卷 文字材料排前图纸排后

5.3 案 卷 的 编 目

5.3.1 编制卷内文件页号应符合下列规定:

1 卷内文件均按有书写内容的页面编号 每卷单独编号页号从1 开始

2 页号编写位置:单面书写的文件在右下角双面书写的文件正面在右下角

背面在左下角折叠后的图纸一律在右下角

3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料自成一卷的原目录可代替卷内目录

不必重新编写页码

4 案卷封面 卷内目录卷内备考表不编写页号

5.3.2 卷内目录的编制应符合下列规定:

1 卷内目录式样宜符合本规范附录 B 的要求

2 序号:以一份文件为单位用阿拉伯数字从1 依次标注

3 责任者:填写文件的直接形成单位和个人有多个责任者时选择两个主要责

任者其余用等代替

4 文件编号:填写工程文件原有的文号或图号

5 文件题名:填写文件标题的全称

6 日期:填写文件形成的日期

7 页次:填写文件在卷内所排的起始页号最后一份文件填写起止页号

8 卷内目录排列在卷内文件首页之前

5.3.3 卷内备考表的编制应符合下列规定:

1 卷内备考表的式样宜符合本规范附录 C 的要求

2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数 各类文件页数(照片张数) 以及立

卷单位对案卷情况的说明

3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后

5.3.4 案卷封面的编制应符合下列规定:

1 案卷封面印刷在卷盒卷夹的正表面也可采用内封面形式案卷封面的式

样宜符合附录D 的要求

2 案卷封面的内容应包括:档号档案馆代号案卷题名编制单位起止日期

密级保管期限共几卷第几卷

3 档号应由分类号 项目号和案卷号组成档号由档案保管单位填写

4 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号档案馆代号由档案馆填写

5 案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容案卷题名应包括工程名称

专业名称卷内文件的内容

6 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者

7 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期

8 保管期限分为永久长期短期三种期限各类文件的保管期限详见附录A

永久是指工程档案需永久保存

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命

短期是指工程档案保存 20 年以下

同一案卷内有不同保管期限的文件 该案卷保管期限应从长

9 密级分为绝密机密秘密三种同一案卷内有不同密级的文件应以高密

级为本卷密级

5.3.5 卷内目录 卷内备考表案卷内封面应采用70g 以上白色书写纸制作幅面

统一采用A4 幅面